Obtenir une pension alimentaire depuis un autre pays peut s’avérer très compliqué. Cela décourage parfois les familles concernées d’entamer des démarches. Pour y remédier, la Caisse Nationale des Allocations Familiales (Cnaf) a décidé de confier ce traitement spécifique à une seule caisse : la Caf de l’Ain. Cette organisation, testée avec succès, est en place depuis maintenant six ans. Trois grandes missions pour simplifier les démarches :
Des résultats concrets
Un recouvrement qui pouvait être considéré comme quasi inespéré, et permettant ainsi une maitrise supplémentaire des dépenses des deniers publics.
Une démarche en constante amélioration
L’amélioration et le développement de ce traitement est également visible en interne au travers de notes de procédures, de la mise en place de circuits fluides, d’une continuité des process coconstruits ainsi que leur questionnement régulier afin de toujours les optimiser.
Enfin, au-delà des partenariats initiaux, la participation à une table ronde européenne en mai 2024 sur la thématique des bonnes pratiques et des possibilités d’action des pays membres, est venue conclure une série de trois temps d’échanges initiés en 2022, valorisant les actions de la Caf de l’Ain ainsi que son rôle dans le cadre de cette mission.
La numérisation a ouvert ses portes aux collaborateurs des services en charge de la gestion des dossiers allocataires de la Caf.
Ainsi, en juin et novembre dernier, certains agents ont été accueillis par les managers de la numérisation afin de leur présenter les diverses activités du service. Au cours de cette visite, un premier temps était dédié à la théorie pour présenter l’activité mutualisée : en quoi elle consiste, pour qui elle est mutualisée, les objectifs, les contraintes et l’organisation type d’une journée dans le service numérisation. Cette présentation était adaptée au métier des collaborateurs afin de leur apporter un éclairage et des réponses propres à leurs activités.
Un second temps était consacré à la visite du service. Le but était de leur montrer concrètement ce qui avait été expliqué plus tôt. Cette démarche a permis de matérialiser la présentation et de soulever des questions et donc des échanges.
Ce fut un beau moment de partage où les équipes ont pu découvrir l’environnement de travail, les machines et outils, le processus semi-industrialisé et toutes les spécificités de cette activité de prise en charge du flux entrant.
À la Caf de l’Ain, il existe plusieurs équipes avec des missions différentes. L’une gère la réception et le tri des courriers, l’autre traite des dossiers d’intermédiation financière (ce sont les situations où la Caf agit comme intermédiaire pour verser les pensions alimentaires). Récemment, ces deux équipes ont accentué leur collaboration pour être plus efficaces.
Le service chargé de numériser et trier les courriers vient désormais aider à gérer une partie du travail de l’équipe qui s’occupe des pensions alimentaires. Plus précisément, il s’agit de trier les documents reçus et de les associer aux bons dossiers d’usagers, une étape appelée « vidéocodage ».
Plusieurs raisons expliquent cette collaboration :
Les agents du service numérisation ont été formés à ce nouveau travail par leurs collègues du service en charge des pensions alimentaires. Ils ont également reçu un soutien personnalisé, ce qui a permis une prise en main rapide de cette nouvelle tâche.
Depuis fin 2024, 3 agents du service numérisation consacrent 2h par jour à ce nouveau tri de documents pour le compte du réseau Caf. Une aide précieuse qui permet de traiter les dossiers des familles plus rapidement, et donc de mieux les accompagner.